FUNCIONES EN EXCEL

 INTRODUCCION

en este tema abordaremos que es una funcion ya que este punto es muy importante  ya que sin ellos no sabriamos como aplicarlas. la estructura de una funcion ya que si no sabemos como estructurarla no podremos realizar ninguna de estas.

  

¿QUE ES UNA FUNCION?

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.

El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función.

Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

ESTRUCTURA DE UNA FUNCION

La estructura de una funcion comienza por el nombre de la funcion seguido de un parentesis de apertura, los argumentos de la funcion separados por punto, coma y un parentesis de cierre.

si la funcion inicia una formula, se escribe el signo igual (=)  delante del nombre de la funcion. a medida que se crea una formula que contiene una funcion, se puede utilizar el comendo pegar funcion que facilita el procedimento.

 =nombre_funcion(argumento1;argumento2;…;argumentoN)

Esto es:

1. Signo igual (=).
2. Nombre de la función.
3. Paréntesis de apertura.
4. Argumentos de la función separados por puntos y comas.
5. Paréntesis de cierre.

 

LISTA DE FUNCIONES DE EXCEL

*Funciones de complementos y automatización

* Funciones de cubo

*Funciones de base de datos

*Funciones de fecha y hora

*Funciones de ingeniería

*Funciones financieras

*Funciones de información

*Funciones lógicas

*Funciones de búsqueda y referencia

*Funciones matemáticas y trigonométricas

*Funciones estadísticas

*Funciones de texto

FUNCION PROMEDIO

un ejemplo de como estructurar la funcion promedio en excel:

Lo que se realizo fue =promedio(numero1, numero 2)

FUNCIONES MATEMATICA

es la infinidad de funciones que podemos realizar en excel pero estos son dos ejemplos de las mas comunes:

Aqui se realizo la funcion mas comun que es la suma: =suma(numero1, numero 2)

Aqui realizamos la funcion para sacar el coseno de un angulo: =radianes

REFLEXION:

"Despues de realizar este trabajo me pude dar cuenta de la importancia que tiene saber manejar las funciones porque si no sabes como acomodarlas no te lanzara el resultado ya que para este esa funcion no la conoce.

y lo necesario y bueno que estas funciones tienen en nuestra vida por ejemplo podemos hacer suma o algo muy necesario e importante en nuestra vida son las calificaciones y este lo hacemos con la funcion promedio."

OPERADORES RELACIONALES Y FUNCION SI

INTRODUCCION:

En excel es muy importante contar con este tipo de operadores ya ue son los que nos indican que operaciones vamos a realizar por ejemplo:
Los operadores aritmeticos se emplean para producir resultados numéricos.
El operador tipo texto se emplea para concatenar celdas que contengan texto.
Los operadores relacionales se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación.
A continuacion se dara una explicacion mas amplia y detallada de estos y como los podemos aplicar en nuestras tareas.





¿QUE ES UN OPERADOR DE RELACION EN EXCEL?

Los operadores relacionales son símbolos que se usan para comparar dos valores. Si el resultado de la comparación es correcto la expresión considerada es verdadera, en caso contrario es falsa. Por ejemplo, 8>4 (ocho mayor que cuatro) es verdadera, se representa por el valor true del tipo básico boolean, en cambio, 8<4 (ocho menor que cuatro) es falsa, false. En la primera columna de la tabla, se dan los símbolos de los operadores relacionales, el la segunda, el nombre de dichos operadores, y a continuación su significado mediante un ejemplo.

LISTA DE OPERADORES

Operador	nombre	ejemplo	significado
<	menor que	a<b	a es menor que b
>	mayor que	a>b	a es mayor que b
==	igual a	a==b	a es igual a b
!=	no igual a	a!=b	a no es igual a b
<=	menor que o igual a	a<=5	a es menor que o igual a b
>=	mayor que o igual a	a>=b	a es menor que o igual a b

SE UTILIZAN:

estos operadores se utilizan para sacar el promedio u otras cosas para hacer comparaciones, para saber si es correcto que un numero es mayor que otro o menor.

son muchas las funciones que puedes hacer con estos operadores.

VALOR DE RETORNO:

Al usar el valor de operadores relacionales se devuelve un valor booleano es decir falso o verdadero.

P.E

.

=4>5............ FALSO

=5>3............ VERDADERO

="MEJOR"= "PEOR".................... FALSO

los ejemplos anteriores se ejecutan solo para visualizar los valores boolenos de retorno.

el tema de los operadores relacionales se estudia con la finalidad de comprender mejor el uso de la funcion si a las compraciones se les denomina criterio, prueba o condicion.

FUNCION SI

La función SI es una de las funciones más útiles y más utilizados de Excel. Lo que hace, básicamente, es la prueba para ver si una determinada condición es verdadera o falsa.  Estos artículos se refieren a cómo crear y utilizar la función SI en hojas de cálculo Excel y dar ejemplos de cómo este versátil se puede utilizar.

 

Sintaxis
 

=SI(Condición;Verdadero;Falso)

<>

Esta es la forma más simple de representar esta función. Vamos a proponer un ejemplo:

Observa el gráfico. Vamos a colocar una función =SI( ) en la celda B4 (celda rosa del descuento). Vamos a hacer que la factura del ejemplo anterior nos haga un descuento del 10% sólo en el caso de cobrar al contado. La fórmula se colocará en la celda B4 y será la siguiente: =SI(C1="Contado";B3*10%;0;) Esta fórmula mirará si en la casilla C1 (celda amarilla) existe la palabra Contado. En  tal caso, ejecutará una fórmula (10% de descuento), en caso contrario, colocará simplemente un cero en la celda B4, es decir, no realizará ningún cálculo. Observa el resultado:   REFLEXION "Esta funcion es muy buena pero no siento que sea tan importante porque solo nos arroga dos resultados y su realizacion es un poco complicada aunque nos sirve para saber si un numero es mayor o menor, esto esta relacionado con los operadores porque si no contaramos con ellos no se podria realizar ya que no tendriamos los signos que nos indican que hacer."





GRAFICOS EN EXCEL

INTRODUCCION

en este trabajo se expondra como debemos realizar un grafico en excel, los pasos que debemos seguir y la importancia que este tiene.

todos cren saber como usarlo pero en muchos casos no es asi por eso es importante saber este tipo de pasao a seguir:

COMO EMPLEAR LOS DIFERENTES GRAFICOS

Se emplean de muchas maneras, ya que estos están creados de distintas maneras para representar valores o rangos de datos diferentes, por ejemplo para mostrar un conjunto de valores tipo porcentaje y que pertenecen a un mismo conjunto de datos, se debe elegir un gráfico circular o pastel que sería en este caso el ideal para representar éste conjunto de datos. Los demás tipos de gráficos se emplean para representar otros tipos de datos, por ejemplo para representar un rango de datos que comprende varios rubros o categorías se debe utilizar un gráfico de columnas o barras.

CREACION DE GRAFICOS:

Los pasos para crear un grafico son los siguientes:

Seleccione los datos a representar en el gráfico.

 Seleccione el menú Insertar.

Elija la opción Gráfico... Si esta opción no aparece, sitúese primero sobre el botón para ampliar el menú. Otra opción válida es hacer clic sobre el botón Gráfico de la barra de herramientas. Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: Tipo de gráfico

Elija un tipo de gráfico y en el recuadro de la derecha, elegir un subtipo.

El segundo paso del asistente es Datos de origen en donde aparecen las referencias de las celdas que usted seleccionó antes de abrir el asistente para gráficos. Haga clic sobre el botón Siguiente para continuar.

El cuarto paso del asistente para gráfico es Ubicación del gráfico, que permitirá elegir si se desea el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente.

existen muchos tipos de graficos que podemos ocupar algunos de ellos:

Para complementar el tema un pequeño mapa conceptual:

REFLEXION

"Es muy bueno que existan estas herramientas para realizar nuestros trabajos ya que si queremos realizar o mostrar diversos datos para llegar a un fin en comun sabiendo que contamos con otras herramientas esta es la mas conveniente y recomendable ya que es la mas exacta y su veracidad es muy buena yo no usaria otra herramienta para realizar graficos que excel es la mejor que existe"

LISTA-ORDENAMIENTO Y FILTRO

INTRODUCCION

El ordenamiento en excel es muy importante porque con ello podemos crear muchas listas con informacion muy variada.

Y de tal manera que no aparezca de forma desordenada facilitandonos la busqueda de los datos por ejemplo de los nombres que se pueden buscar por el apellido.

En este tema hablaremos de  como ordenar una lista siguiendo los pasos y con ejemplos correspondientes:

PASOS PARA ORDENAR

En Excel, ordenar puede ejecutarse desde un diálogo o con el botón de una barra de herramientas.

El diálogo tiene opciones sobre como ordenar y permite tres niveles de ordenamiento. Por ejemplo se puede ordenar según el Apellido, el Nombre y después el nombre del medio.

Los botones para ordenar son los siguientes:

Excel le permite ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso, mediante los Botones, Orden Ascendente y Orden Descendente. 

Se pueden ordenar las filas completas o solamente las celdas seleccionadas, basado en la primer columna de la selección. Desde luego, si sus datos consisten en filas de hechos relacionados entre sí, ordenar por filas completas es más seguro. De otra manera, sus registros pueden mezclarse fácilmente.

Usar el  diálogo Ordenar es más flexible que hacerlo mediante los botones de la barra de herramientas. El diálogo le permitirá seleccionar cuales columna(s) usar como base del ordenamiento.   

Excel ordenará primero todas las filas que se hayan seleccionado basadas en la primer columna que haya elegido. A continuación, Excel ordena las filas que tengan los mismos valores que esa primer columna a Ordenar, usando la segunda columna que haya elegido. Por último Excel ordena las filas que tengan los mismos primeros y segundos valores de columna, usando la tercer columna que usted eligió.

También puede crear su propia Lista Personalizada mediante,  Herramientas |  Opciones  |  ficha Listas personalizadas  cuando el orden por el que quiere ponerlos, no es alfabético ni alfabético invertido. Eso ocurre más a menudo de lo que sería conveniente.

FILTRO EN EXCEL

Los filtros Excel facilitan la busqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.

Excel proporciona dos formas de filtrar celdas de datos:

Autofiltro

Filtro avanzado

COMO APLICAR FILTRO EN EXCEL

Partiremos por la opción de filtros más básica que posee Excel, que es la de Autofiltro. Para encontrar esta opción nos iremos a la barra de menús de la hoja en la cual deseemos aplicar Autofiltro y después recorreremos el siguiente camino: Datos/Filtro/Autofiltro.

Antes de aplicar el Autofiltro debemos tener seleccionada la fila donde se encuentran los nombres de los atributos de los datos que deseamos filtrar. Por ejemplo, para aplicar Autofiltro a la hoja que se muestra abajo, tuve que seleccionar la fila dos, y en seguida hacer lo que se muestra arriba, para aplicar el Autofiltro.

Aquí he hecho click en la flecha de Autofiltro del atributo “Notas”. Una vez que seleccione “5,7”. La hoja de cálculo quedara de la siguiente manera:

Para finalizar un mapa conceptual para ejemplificar la informacion:

REFLEXION

"Despues de haber realizado este trabajo me pude percatar de la importancia que tiene este en la realizacion de una lista porque con ella podemos buscar algun dato de manera facil. por ejemplo una lista de calificaciones simplemente la buscamos por el apellido del alumno sin complicarnos tanto.
Y despues de tener ordenados podemos aplicar el filtro que como dice nos  facilitan la busqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo."

TABLAS DINAMICAS

INTRODUCCION

Las tablas dinamicas son una herramienta para análisis de bases de datos . Se encargan de resumir y ordenar la información contenida en la BD.

Esta clase de tablas permiten analizar sólo una porción de la BD, es decir, con una BD con gran cantidad de campos o columnas, ayudan a visualizar únicamente la información relevante, con lo que el análisis se torna más sencillo.

CUANDO SE UTILIZA UNA TABLA DINAMICA

 tenemos una colección de datos de los artículos del almacen con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.

por lo general para eso se utilizan para saber las ventas que se ha tenido en una empresa.

PASOS A REALIZAR:

Vamos a partir de la siguiente tabla:

Seleccionamos menú Datos – Informe de tablas y gráficos dinámicos

Se abrirá automáticamente el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el rango de datos deseado

 

Hacemos clic en Aceptar

Observamos cómo se crea una hoja nueva

La hoja muestra un nuevo cuadro de diálogo de tabla dinámica denominado Lista de campos de tabla dinámica

En la parte superior de dicho cuadro de diálogo aparecen los campos de nuestra tabla de datos original. En la parte inferior se muestran cuatro áreas adonde arrastrar los datos y diseñar la tabla.

Ya con este paso se finaliza la creacion de la tabla lo que falta es acomodar los datos de la manera que mejor te convenga o quieras.

Un mapa conceptual para ejemplificar la informacion:

REFLEXION

"Este tipo de informacion es muy importante para la realizacion de documentos ya que nos resume los  conjuntos de datos, ateniendo a varios criterios de agrupacion representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen.

Es una muy buena herramienta que tiene excel nos facilita la vida."

SUBTOTALES

INTRODUCCION

Los subtotales constituyen una manera rápida y sencilla de resumir datos en listado. No es necesario crear fórmulas. Excel crea la fórmula, inserta las filas correspondientes al subtotal y al total y efectúa un esquema de los datos, automáticamente. Así, los datos resultantes son fáciles de formatear, colocar en un gráfico e imprimir. En resumen, añade líneas de subtotal a columnas de la lista.

En Excel, los subtotales se utilizan cuando trabaja con listas de datos ordenadas. Sirven para realizar cálculos totales y parciales de dichas listas.

COMO REALIZAR EN UNA LISTA LOS SUBTOTALES
Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular.

Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números.

Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede utilizar Autosuma en lugar de subtotales automáticos.

Cómo se calculan los subtotales

Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

Totales generales

Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.

Actualización automática: Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

Subtotales anidados

Puede insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales existentes. En el ejemplo a continuación, los subtotales de cada deporte están en una lista que ya tiene subtotales para cada región.

Subtotales exteriores

Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera que las filas cuyos subtotales desea estén agrupadas.

Para finalizar un pequeño mapa conceptual

RELEXION:

"En esta herramienta que nos da el menú Datos nos sirve para poder calcular automáticamente valores de subtotales y totales en general de unos datos detallados en una hoja de calculo; una vez que ya están insertados los subtotales automáticamente, nuestra hoja de calculo esquematiza la lista para que podamos mostrar y ocultar las filas de los detalles en cada uno de los subtotales, es muy bueno que exita esta herramienta ya que nos ayuda a resumir la informacion de las cantidades."

CONSOLIDACION

INTRODUCCION

Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar una consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos para toda la organización.

Excel permite consolidar datos de varios modos. El método más flexible es crear fórmulas que hagan referencia a las celdas de cada rango de datos que se vaya a combinar. Las fórmulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de cálculo se denominan fórmulas 3D.

Utilizar fórmulas para combinar datos

En el siguiente ejemplo, la fórmula de la celda A2 agrega tres números de tres posiciones diferentes en tres hojas de cálculo distintas.

Agregar datos a una consolidación con referencias 3D

Cuando todas las hojas de cálculo de origen tengan el mismo diseño, podrá utilizar un rango de nombres de hojas en fórmulas 3D. Para agregar otra hoja de cálculo a la consolidación, sólo tendrá que mover la hoja al rango al que haga referencia la fórmula.

Consolidar por posición

Consolide los datos por posición cuando los datos de todas las áreas de origen se organicen en un orden y una ubicación idénticos; por ejemplo, si cuenta con datos de una serie de hojas de cálculo creadas desde la misma plantilla, puede consolidar los datos por posición.
Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. También puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.


Consolidar por categorías

Consolide los datos por categorías si desea resumir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos de filas y columnas pero organizan los datos de forma diferente. Este método combina los datos que tienen rótulos coincidentes en cada hoja de cálculo.
Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. Como alternativa, puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.

Cómo consolidar datos

Puede crear un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes incluidos los externos a Excel.) a partir de varios rangos de consolidación. Este método es similar al de consolidación por categorías, pero ofrece una mayor flexibilidad para reorganizar las categorías.

Examine los datos y decida si desea consolidarlos utilizando referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.) en fórmulas, por posición o por categoría.

Fórmulas: Puede utilizar referencias 3D en fórmulas para cualquier tipo o distribución de datos. Es el método recomendado.

Posición    Si va a combinar datos que están en la misma celda en varios rangos, puede consolidar por posición.

Categoría: Si tiene varios rangos con diseños diferentes y va a combinar datos de filas o columnas que tengan rótulos coincidentes, puede consolidar por categoría.

Estos son algunos pasos a seguir para poder consolidar, para ejemplificar el tema un pequeño mapa conceptual.

REFLEXION

"Esta herramienta es muy buena en el uso de las empresas ya que nos permite consolidar los datos, esto quiere decir, que puede combinar los valores de cada rango.

tambien me pude dar cuenta que no solo es acomodar por acomodar debemos ver que tipo de posicion o categorias tenemos para que este resulte mejor, esta herramienta es muy buena  ya que con ella si tenemos una hoja de calculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas regionales, podriamos utilizar una consolidacion para resumir estas cifras en una hoja de calculo de gastos corporativa."